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Como propietario de un negocio o trabajador autónomo en los Estados Unidos, es importante conocer que el IRS le permite deducir gastos legítimos de viajes de negocios, incluso si trabaja tan solo cuatro horas al día durante su viaje. A continuación, se detallan las reglas, requisitos y documentación necesaria para garantizar que sus viajes de negocios califiquen como deducibles de impuestos.
Para que sus gastos de viaje sean deducibles, debe cumplir con ciertos criterios clave:
Ingresos no asalariados
Debe tener ingresos provenientes de un negocio propio, un contrato 1099, un trabajo realizado como contratista independiente o una actividad secundaria fuera de un empleo regular W-2.
Propósito empresarial
Debe existir un propósito empresarial válido asociado con su viaje. Por ejemplo, asistir a una reunión de la junta, reunirse con clientes, asistir a una conferencia o seminario, publicitar su negocio, filmar contenido para promover su negocio o buscar invertir en el área a la que viaja pueden servir como propósitos empresariales válidos.
Gastos ordinarios y necesarios
Los gastos deben considerarse ordinarios y necesarios para la obtención de ingresos para ser deducibles. El viaje debe ser común para su tipo de negocio y también debe ser necesario para su negocio. El propósito general del viaje debe ser la búsqueda de ingresos.
Si su viaje cumple con los requisitos de propósito empresarial, puede deducir una variedad de gastos de viaje. A continuación, se presentan algunos gastos de viaje comunes que son deducibles:
Transporte
Costos de viaje en avión, tren, autobús o automóvil entre su hogar y su destino de negocios. Esto incluye tarifas aéreas, tarifas de taxi y Uber, y pases de tren.
Alojamiento
Los costos de hotel y Airbnb son deducibles.
Comidas
Puede deducir el 50% del costo de las comidas incurridas durante el viaje de negocios.
Otros gastos
Otras posibles deducciones incluyen tarifas de envío y equipaje, tintorería, llamadas de negocios, tarifas de comunicación como Wi-Fi, gastos de alquiler de automóviles y propinas por servicios.
Cuando un viaje internacional combina propósitos tanto de negocios como personales, los contribuyentes deben asignar sus gastos de viaje en función del tiempo dedicado a cada actividad. Sin embargo, si se cumple una de las siguientes condiciones, el viaje se considera completamente de negocios, lo que permite la deducción de todos los gastos de viaje relacionados con el negocio:
1. Duración del viaje de una semana o menos
Si estuvo fuera de los Estados Unidos por una semana o menos, combinando actividades de negocios y personales, todos los gastos de viaje suelen ser deducibles. Una semana se define como siete días consecutivos, sin contar el día en que sale de los EE. UU., pero incluyendo el día en que regresa.
2. Menos del 25% del tiempo en actividades personales
Si estuvo fuera de los EE. UU. por más de una semana pero dedicó menos del 25% del tiempo total a actividades personales, todos los gastos de viaje generalmente son deducibles.
3. Las vacaciones no fueron una consideración importante
Si puede establecer que unas vacaciones personales no fueron una consideración importante al organizar el viaje, todos los gastos de viaje suelen ser deducibles.
Si no se cumple ninguna de estas condiciones, debe asignar sus gastos de viaje entre actividades de negocios y personales en función de la cantidad de días dedicados a cada una. Solo son deducibles los gastos atribuibles a actividades de negocios.
Ciertos gastos no son deducibles, incluso si el propósito principal de su viaje es de negocios:
Gastos familiares
El costo de viaje para miembros de la familia generalmente no es deducible a menos que también sean empleados con una razón legítima de negocios para el viaje.
Gastos de entretenimiento
Los gastos de entretenimiento, como conciertos o espectáculos, no son deducibles.
Actividades personales
Los costos relacionados con actividades personales como turismo no son deducibles.
Gastos lujosos
El IRS no permite deducciones por gastos lujosos o extravagantes.
Aquí hay algunas estrategias para maximizar sus deducciones de viajes de negocios:
Estructure su viaje
Si más del 50% de su viaje se dedica a negocios, puede deducir más gastos. Trabajar al menos cuatro horas al día generalmente se considera un día de negocios.
Regla del día sándwich
Si tiene reuniones de negocios un viernes y un lunes, puede deducir el costo de quedarse durante el fin de semana si no es práctico regresar a casa.
Use puntos de tarjeta de crédito estratégicamente
Pague sus gastos deducibles con su negocio, pero considere usar puntos para pagar el viaje de los miembros de la familia.
Viaje para inversión en bienes raíces
Anna, una inversionista en bienes raíces que reside en Miami, realiza un viaje de tres días a Puerto Rico para visitar propiedades que podrían ser potenciales inversiones y reunirse con un administrador local de propiedades. Sus gastos por boleto aéreo, hospedaje, vehículo de alquiler y comidas durante el viaje son deducibles, ya que están directamente relacionados con sus actividades comerciales.
Viaje para creación de contenido
Tommy, un creador de contenido especializado en viajes, reserva un vuelo a Arizona para producir una serie de videos sobre senderos de excursionismo en el desierto y cultura local, destinados a su canal monetizado en YouTube. Sus gastos de viaje, incluyendo vuelo, hospedaje y transporte local, son deducibles puesto que son necesarios para las operaciones de su negocio.
Reuniones internacionales de negocios
Jenny, propietaria de una marca boutique de moda, vuela a Milán durante cinco días para reunirse con proveedores de telas y fabricantes. Aunque dedica sus tardes a hacer turismo, el propósito principal del viaje es de negocios, lo que permite deducir sus gastos de boletos aéreos, hospedaje, alimentación y transporte.
Para deducir correctamente sus gastos de viaje de negocios, es esencial mantener registros y documentación precisos:
✔ Recibos: Guarde todos los recibos relacionados con transporte, hospedaje, alimentación y otros gastos asociados al viaje.
✔ Registro detallado del viaje: Mantenga un registro claro del viaje, incluyendo fechas, lugares visitados y el propósito comercial específico de cada desplazamiento.
✔ Sistema de contabilidad: Implemente un sistema organizado de contabilidad para registrar ingresos y gastos claramente.
Los gastos de viaje por motivos empresariales pueden ser deducibles si son ordinarios, necesarios y directamente relacionados con su negocio. El IRS podría rechazar gastos excesivos o considerados demasiado lujosos, por lo que es importante mantener los costos dentro de un rango razonable. Según el objetivo específico del viaje, podrá deducir todos, algunos o ninguno de los gastos incurridos. Maximizar sus deducciones por viajes puede ahorrarle miles de dólares, pero solo si cumple estrictamente con las reglas establecidas por el IRS.
Si aún tiene dudas sobre qué gastos son deducibles, ¡programe una consulta hoy mismo!
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